Vamos fazer um ‘brainstorming’ sobre as ‘brainstormings’!!! E, como são esses comportamentos!!! Quantas vezes fomos convocados para uma ‘brainstorming’? A empresa está com um problema e convoca alguns eleitos para essa tal reunião em que todos “darão” suas opiniões e geralmente decide-se por uma solução que não é a melhor, via de regra é a solução do gestor que prevalece. Até porque ninguém está ali para enfrentar o gestor e dizer : – Alto lá, você está errado!
O grande problema dessas reuniões é que muitos caem ali sem qualquer informação prévia, são paraquedistas. Esse é um erro básico, pequeno gafanhoto. E, pior, muitos saem da reunião sem dar as tais opiniões, portanto, se sentirão desprestigiados. Ou, tentaram dar alguma ideia e o gestor matou no ninho. -:”Isso não funciona”.
Vale mencionar que os gestores brasileiros seguem na sua maioria a escola americana, ou seja, eles são rápidos para decidir. Ao contrário da escola japonesa que são lentos para decidir. O que é melhor? Bem, a escola americana é mais rápida, mas a implantação é mais lenta, a escola japonesa é mais lenta, mas a implantação é muito mais rápida. Se você é um gestor, você decide qual caminho deseja tomar! Gestores pragmáticos optarão por decisões rápidas, tempo é dinheiro. E, depois, sofrem como cachorros que caem de caminhão de mudança, pois a implantação estará muito longe de suas expectativas.
O ‘brainstorming’ é útil, mas em situações específicas. Talvez, possamos sugerir nessa primeira abordagem que as empresas escrevam uma IT – Instrução de Trabalho sobre como deve ser uma reunião para solução de problemas. Assim, os envolvidos saberão com antecedência quais são as rotinas e regras para participar de qualquer reunião com esse propósito.
Há dois grandes pilares nessas reuniões e devem ou deveriam ser claros, um são aqueles que assumem os papéis de tocadores de projetos e outro são aqueles que fazem o social. Ambos são muito importantes. Caso esse conceito não esteja claro para o gestor, ele deixará o projeto ou a solução do problema escapar entre seus dedos.
O gestor deve conhecer o perfil das pessoas que compõem o time que estará na reunião. O gestor é conhecedor do time e deve eleger essas duas ou mais pessoas com as características acima. A pessoa ou pessoas que serão designadas para tocar para a frente as atividades são aquelas que fazem as anotações, já marcam a próxima reunião, ajudam na coleta de informações, cobram etapas etc., são os tocadores. Depois, temos as pessoas do social que são igualmente importantes, elas sentem aqueles que estão ficando de fora do jogo, que estão ficando para trás e agem. :- Vai lá: conversa, :pergunta a opinião delas, :valoriza a pessoa, :colhe ‘insigths’ sobre o andamento do trabalho, :aperfeiçoa os detalhes, :conversa com o tocador, : ajusta o processo.
Algumas observações sobre o comportamento em reuniões desse tipo:
Obs.: 1 O papel do gestor é vender o ‘Por quê’? Ou seja, por que estamos ali? Se as pessoas não se convencerem de que aquele é um problema que deve ser resolvido, elas ficarão indiferentes e o gestor poderá ter que assumir o tema sozinho, se quiser. Não haverá cooperação. O ‘como’ é importante, mas o primeiro passo é o “Por quê”.
Obs.: 2 O gestor não deve dar as diretrizes de sua solução no primeiro momento, ou seja, se ele começa a reunião dizendo o que deve ser feito, deixando claro a sua opinião etc. é um erro, gafanhoto. Afinal, a solução deve partir do time. Se ele assim o fizer, a cooperação será baixíssima. Podemos refletir! Por que os integrantes do time devem se debruçar sobre uma solução se o problema e a solução já foram propostos? O que deseja o gestor? Solução ou cooperação? Se for somente cooperação, podemos eliminar essa reunião de brainstorming.
Obs.: 3 Os buscadores de soluções são aqueles que encaram o desafio, possuem uma missão bem definida, que deve ser desmembrada, eles devem ter um roteiro. Quem faz o que?
| Atividades | Quem? | Quando? |
Obs.: 4 No decorrer da reunião temos alguns comportamentos que devem ser contornados pelo gestor da reunião, são aqueles colaboradores que querem fazer piadinhas a todo momento, muitas vezes o coordenador da reunião possui esse perfil o que é péssimo. Sim, piadas são bem-vindas, mas devem ser muito bem dosadas. E, absolutamente ninguém deve sair machucado de uma piada, ou seja, não vale fazer piada do amigo para que os outros deem risadas. Esse comportamento é disfuncional.
Obs.: 5 Os comportamentos disfuncionais já foram estudados pela academia, e brincar na reunião é somente um deles, temos: aqueles que querem dominar a reunião, temos aqueles que querem fugir da reunião, temos aqueles que querem bloquear a reunião, temos aqueles que querem evitar a reunião, temos aqueles que querem coagir alguém (coagir é eleger um alvo na reunião e deixá-lo constrangido o convencendo a aceitar algo pela força ou intimidação. E, temos aqueles que querem condescender ou ceder ou transigir em qualquer coisa em qualquer situação, são os que renunciam à sua superioridade ou mesmo dignidade.
Obs.: 6 Um time com mais de 8 pessoas dificilmente terá um bom desempenho, por exemplo, ele dará chances para os ‘Free Hiders’. ‘Free Hiders’ são aqueles que sabendo que alguém está fazendo o trabalho, se escondem. É o famoso ‘Moita’.
Obs.: 7 A responsabilidade pela solução da tarefa é do grupo, e isso deve ser deixado claro pelo gestor.
Obs.:8 Se duas ou três pessoas assumem a discussão, isso é péssimo. Aqui entra o social, aquele que tem um sexto sentido para ler sentimentos e colocar ordem na reunião. Não deixe essa função para o tocador, ele será grosseiro.
