O que é um projeto? Um projeto é uma organização temporária e possui começo, meio e fim. Um projeto possui muitas variáveis e alta complexidade. Um projeto se vale de recursos predeterminados.
Podemos medir a eficiência e a eficácia de um projeto, no entanto, devemos abandonar as medições conectáveis à produtividade e efetividade de um projeto, uma vez que esses índices são mais adequados as linhas de produção contínua pertencentes a um processo fabril.
Já a gestão de um projeto respeita uma série de passos que são percorridos conforme a execução do projeto avança. Essas fases estão discriminadas nos documentos emitidos pelo PMI – Project Management Institute e vêm se atualizando versão a versão para se adequarem as novas exigências da sociedade moderna.
Até os anos 2000 gerenciava-se os projetos pelo método “cascata”, ou seja, as fases eram superpostas e seguiam um ritual de ações predecessoras. Após o ano 2000 as metodologias ágeis dedicadas ao desenvolvimento de softwares vêm invadindo o campo dos projetos em diversos campos tradicionais. O resultado dessa “pororoca” é a gestão híbrida de projetos, onde algumas fases são percorridas sequencialmente e outras atropelam o processo numa metodologia de erro e acerto a fim de que sejam feitas entregas parciais do projeto em menor tempo.
O que temos visto na prática é a possibilidade de métodos tradicionais de gestão de projetos serem geridos em conjunto com os métodos ágeis sem gerarem arestas dede que criteriosamente aplicados. Obviamente ninguém irá construir o telhado de uma residência sem antes ter disponíveis as paredes para apoiá-lo.
Muitos itens possuem seu tempo de maturação e obrigatoriamente devem ser respeitados, normas técnicas regem esses tempos. Por exemplo, dependendo do tipo de cimento que se utiliza em uma obra, um tempo de cura específico para o concreto deverá ser respeitado.
Os CEO´s, homens de negócios, geralmente não se debruçam sobre os detalhes de um projeto, mas buscam alguma brecha legal para minimizarem os custos. Quando construímos um cronograma de entrega de um projeto há dezenas de atividades, muitas delas correm em paralelo e possuem tempos de realização distintos. Quando não há folga para execução de uma atividade dizemos que a folga é igual a zero. Por exemplo, atividade 1 = carregar a máquina, atividade 2 = descarregar a máquina. Somente poderemos descarregar a máquina se a tivermos carregada primeiramente. Quando enfileiramos as atividades de folga = zero chegamos ao tempo de conclusão de um projeto, esse tempo é conhecido como caminho crítico. Se houver qualquer escorregadela no caminho crítico:- Perdeu Playboy.
Há muitas atividades que apresentam folgas dentro de um memo projeto, por exemplo, suponhamos que a atividade “construir o jardim” seja de 10 dias e a atividade “pintar a casa” seja de 30 dias, e ambas devem estar prontas na data da inauguração. Então, há uma folga de 20 dias para a atividade “construir o jardim” e mesmo assim terminá-lo juntamente com o término da pintura.
O exemplo é óbvio, mas são nas obviedades que os CEO´s conseguem otimizar custos. Se há folga no cronograma para “n” atividades, o CEO deve entender quais são, já que quanto mais tarde ele fizer desembolsos muito provavelmente melhorará a gestão financeira de seu projeto.
Deixando os cronogramas de Gantt para os técnicos, recomendamos que os CEO´s façam seus cálculos macros em “papel de pão” e observem claramente quais alavancas eles devem puxar e quais alavancas eles devem recolher para conduzir a gestão de um projeto ao ponto mínimo da curva de custo sem prejudicar a qualidade acordada.
Dicas:
- Antes de dar início a execução de qualquer projeto deve-se definir a gestão de riscos & incertezas.
- Identificados os possíveis riscos & incertezas, traça-se um plano para atacá-los, alguns serão negligenciados, alguns devem ser monitorados, alguns devem ser administrados e alguns devem ser resolvidos.
- Para as incertezas totalmente desconhecidas normalmente faz-se reservas financeiras para as contingências.
