Detalhamos abaixo os 5s:
- Seiri…………Utilização
O Senso de Utilização se refere a você ter aquilo que utiliza, limpe a mesa, gavetas, armários, etc.. De quantas canetas você precisa? Olhe para seu porta canetas, é suficiente? Ou, será preciso descartar? Muitas das coisas que serão descartadas podem ser doadas, e com certeza o receptor fará melhor uso.
- Seiton………Arrumação
Senso de Organização, vou fazer uma mea-culpa, acabo de procurar um livro na minha biblioteca e não encontrei. Motivo: Os livros antes ordenados por ano, foram misturados pela arrumadeira. Se eu tivesse cadastrado os livros e tivesse um arquivo no computador com o nome dos livros, assunto, e numeração para serem facilmente encontrados isso não teria ocorrido. Vou adiante, já me ocorreu comprar um livro mais de uma vez, já que não o encontrei na biblioteca.
Para as empresas a sugestão é criar uma IT – Instrução de Trabalho, onde se colocam os procedimentos de como os documentos devem ser armazenados. Ahhh, mas os documentos estão na rede, na nuvem, sim, todavia, mesmo na nuvem é preciso ter um critério.
Projetos são documentos que nos causam perdas de tempo e dinheiro, eles mudam, versões são atualizadas e não raro, a obra se vê com cópia de uma versão antiga. Hoje, há empresas no mercado que se dedicam somente a isso, ou seja, armazenar projetos e as últimas versões, assim, as cópias que seguem para as obras com certeza serão as últimas versões, ou eventualmente a versão solicitada por alguma razão. Neste caso a numeração dos projetos deve seguir critério rigoroso, caso contrário a nova versão nem subirá.
- Seiso…………Limpeza
Senso de Limpeza, o que iremos utilizar já está arrumado, agora, vamos limpar. E devolver para seu local. Simples, assim! Trabalhar num local limpo faz bem para o nosso humor, ficamos mais alegres.
- Shitsuke……Disciplina
Senso de disciplina, é preciso se disciplinar, criar o hábito. Muitos dos hábitos dos colaboradores são aprendidos no lar e na escola, pessoas com formação deficiente carregam péssimos hábitos para o ambiente de trabalho. Um exemplo trivial, ao iniciar uma reunião, a sala está impecável, ao terminar a reunião, muitas salas parecem que sofreram um tsunami, as pessoas deixam de tudo por ali, desde xícaras intocadas cheias de café até papel amassado no chão, esse comportamento irá se refletir na qualidade do produto ou serviço final, e uma porcentagem desses produtos ou serviços voltarão para serem reparados por algum motivo causando perdas à companhia.
Nesta mesma reunião será apresentado uma determinada palestra, não raro, o computador não se conecta com a TV, a senha para aparelhos na sala de reunião foi mudada e não foi comunicada aos participantes, o palestrante deve se sentar ao lado da TV porque o cabo não alcança o seu notebook, e por aí seguem os ruídos dessa reunião. Ao final, a reunião ocorre, mas quantas ações podem ser caracterizadas como desperdícios de tempo e valor?
A disciplina não se coaduna com a pressa, normalmente quando temos pressa o resultado não é satisfatório. Podemos citar a Bíblia; Provérbios 21, versículo 5, “Os planos bem elaborados levam à fartura; mas o apressado sempre acaba na miséria”. Se preferir: “O apressado come cru”.
O psicólogo Edwin Hollander nos ensinou o termo “créditos de idiossincrasia”, é quando o fulano é um doador de ideias, e ele vai se firmando como tal, ganhando status perante o grupo. Esse fulano poderá não usar uniforme e mesmo assim ser considerado positivamente pelos demais elementos, pois ele possui um vasto crédito na mente dessas pessoas, e obterá o licenciamento para fazer coisas, ou ter comportamentos fora da caixa. No entanto, para tal é preciso conquistar essa posição antes de se mostrar um rebelde.
Os Beatles deixaram seus cabelos crescerem, todavia, faziam uma música impecável o que os credenciava para transgressões sociais. Agora, se você, naquela época, fosse um reles mortal e deixasse seu cabelo crescer era visto com descrença, um ser pouco higiênico.
- Seiketsu……Higiene
Senso de higiene, hoje, você visita um hospital de primeira linha e encontrará nas paredes dos corredores recipientes anticépticos com álcool em gel para higienização das mãos. Ou você vai visitar uma mulher que teve um bebê, e as flores são deixadas do lado de fora do quarto, no corredor, na porta da paciente premiada com a criança para que o ambiente interno não seja contaminado. É preciso ter zelo, quantos de nós não adquirimos determinadas bactérias por mal uso e mal costumes? Nem mesmo sabemos onde a adquirimos. Os custos decorrentes da falta de higiene são bilionários. Quantos escritórios nos banheiros nos oferecem toalhas de pano? Ainda hoje, e escritórios, por exemplo de advogados.
O ponto focal. Quem deve ser o ponto focal do 5s na sua empresa?
É uma pessoa dinâmica interessada no crescimento da empresa, alguém com o espirito de coletividade que sabe repreender sem machucar, e sabe ser gentil sem ser vulgar. Alguém que seja empática, que se coloque no lugar do outro e saiba avaliar a situação de modo imparcial, com bom senso.
O ponto focal terá uma missão limitada no prazo, e será substituído tão logo seu mandato termine, podemos justificar que seis meses são suficientes para que ela seja substituída por outra pessoa com características similares ao agente de mudanças. (Boa Páscoa e Continua na próxima semana).
Você também pode ler essa coluna diretamente no Jornal Tribuna Liberal, página 03, clicando aqui.
