Para a verificação de algumas contas pertencentes ao nosso orçamento, seja ele OBH – Orçamento base Histórico ou OBZ – Orçamento Base Zero, recomendamos a planilha 5W + 2H, facilmente encontrada na internet.
Ela define:
O que (What) deve ser feito?
Por que (Why) deve ser implementado?
Quem (Who) é o responsável pela ação?
Onde (Where) deve ser executado?
Quando (When) deve ser implementado?
Como (How) deve ser conduzido?
Quanto (How much) vai custar a implementação?
Para os itens principais, os de maior relevância, aqueles que farão parte do Plano de Ação sugerimos o acréscimo de 03 novas colunas a essa planilha, definidas respectivamente como: reduções de orçamento, melhorias de processos, oportunidades. Assim, teremos:
| Código do Plano de Contas | ações | what | why | who | where | when | how | How much | Reduções | Melhorias de processos | Oportunidades | ROI |
Observe que independentemente de sua função na empresa, se lhe for apresentado o quadro acima para o orçamento, digamos, de 2019, a compreensão do que está sendo proposto, ou será aprovado é um caminho simples e entendível.
As ações a serem inseridas na primeira coluna devem estar alinhadas com o plano de contas, assim, amarramos todo o processo e não inventamos a roda. A numeração de cada conta vem lá da contabilidade.
Podemos como sugestão criar IT – Instruções de Trabalho dentro da companhia com esse jeitão. Num exemplo, a utilização de veículo da Cia, deve seguir um procedimento e esse procedimento se encaixa nessa planilha. Ou, viagens aéreas da diretoria, a limpeza de caixas d’águas, enfim, qualquer ação pode seguir essa diretriz sugerida. A padronização favorece o controle.
Há um trabalho escrito por MARCELO NAKAGAWA (PROFESSOR DE EMPREENDEDORISMO DO INSPER) sobre o 5W2H e pode ser encontrado gratuitamente no site www.endeavor.org.br
Onde atacar?
Embora estejamos executando o OBZ – Orçamento Base Zero, ou o OBH – Orçamento Base Histórica não podemos perder de vista o nosso diferencial. Ou seja, aquilo que o cliente irá perceber e que o fará comprar nossos produtos ou nossos serviços.
Assim, as contas do Plano de Contas conectadas diretamente ao propósito da empresa e por consequência a estratégia devem receber especial atenção, e por que não dizer maior aporte de recursos. Exemplo, uma empresa de tecnologia não pode se dar ao luxo de gastar milhões em instalações físicas em detrimento ao P&D (Pesquisa e Desenvolvimento). Esses investimentos em mercados maduros possibilitam a comparação com a concorrência, o que vale dizer, dependendo dos investimentos chegaremos ou não numa solução mais rápida que o nosso concorrente. Simples, assim! Muitas revistas especializadas nos trazem anualmente o comportamento de diversos segmentos de mercados, ali por exemplo, pode-se ler ou depreender o quanto um determinado grupo está investindo em marketing, ou P&D. Essas comparações numéricas nos informam nossa posição frente a concorrência.
Um outro número que podemos citar diz respeito ao faturamento, dividindo-se o faturamento de uma determinada empresa pelo número de funcionários e, sabendo que essa empresa é um concorrente saberemos se somos ou não eficientes. Muitas vezes esses números não nos chegam numa bandeja, será preciso burilá-los e ir formando nossa própria biblioteca de dados. (Continua na próxima semana).
Comente