Reuniões Importantes >> Definição.
Trata-se de agrupamento de pessoas (normalmente capacitadas) para escutar um orador-líder expor os objetivos e suas estratégias. Ao final, os números e dados apresentados devem ser, ou são normalmente aprovados eventualmente com pequenos pitacos. Motivo: Não há tempo para que as pessoas fiquem ali elucubrando sobre outras alternativas.
O que há de incongruente com essa rotina? A incongruência está no fato de apenas uma pessoa (e, seus auxiliares) terem se preparado exaustivamente para a reunião, o que conduzirá os demais participantes a pensarem naquela direção por ele já percorrida. Quando se coloca atenção numa solução ela cresce, influenciando as opiniões em seu entorno., tornando-se quase impossível soluções alternativas radicais.
O que fazer para manter a pluralidade de ideias?
- A pauta deve ser enviada com antecedência.
- O responsável pela pauta deve colocar as possíveis soluções que irá expor, antes da reunião para que os demais participantes possam estudar as conclusões oferecidas, sem surpresas.
- Deve se dar o tempo necessário para que os participantes as estudem e possam adentrar a sala de reunião com uma visão clara daquilo que será proposto, críticas anotadas, e novas soluções a serem eventualmente propostas.
- O Power Point não nos parece ser uma boa ferramenta a ser enviada com antecedência, pois o orador-líder da apresentação em Power Point a fará pinçando pontos que compõe um grande mosaico e conduzem todos à mesma solução. Assim, antes da reunião o orador-líder da reunião deve enviar um documento para os demais, preferencialmente em letra cursiva, explicitando quais são as metas/problemas e quais são as soluções.
- Definida e acordada, em reunião, a solução a ser perseguida, o Power Point “poderá” ser utilizado como ferramenta de convencimento para terceiros. Esse é um trabalho que irá requerer a atenção do marketing abusando de pirotecnias.
O Advogado do Diabo.
Antes de iniciar nossa tese vamos definir advogado do diabo, se recorrermos ao Houaiss, ele dirá que é o encarregado de apresentar, na cúria romana, prova que possa obstar ao candidato ser admitido entre santos e beatos, ou seria a pessoa que levanta todo o tipo de objeção a uma tese, criando dificuldades à defesa da mesma. É o popular “chato”.
Então, quem é que gosta de “chatos” dentro de uma empresa? Esse elemento é o famoso “do contra”, talvez, um pessimista, um acomodado, seja lá como queiramos defini-lo. Pois bem, numa reunião onde o líder apresenta uma determinada estratégia, os novos rumos etc.… muitas vezes dizemos que há sempre um espirito de porco que não concorda. Moral dessa história: Fala quem pode, obedece quem tem juízo.
O que ocorrerá na prática? Com o tempo as ideias do superior serão implantadas, e ele (o advogado do diabo) como é o elo mais fraco da corrente será isolado, inclusive pelos seus pares que preferirão estar ao lado do líder. Não vamos dissecar novamente o puxa-saco já abordado nessa coluna.
Ocorre que em muitos casos as opiniões desse advogado do diabo podem estar corretas e a empresa poderá estar incorrendo num erro estratégico se não as aceitar. E aí, como resolver esse dilema?
Sugestão: Antes que a reunião seja fixada e tão logo a pauta com as soluções a serem propostas sejam distribuídas, eleger um advogado do diabo, esse elemento deverá ser substituído na próxima reunião por outro a ser escolhido. Motivo: a carga negativa ficará dispersa por todos, ou seja, no médio prazo todos terão ocupados a posição de advogado do diabo.
E qual seria a função do advogado do diabo? Ele deverá acompanhar a exposição com olhos de crítico, com olhar lateral, buscando brechas no projeto que podem acarretar prejuízos. Ele dará opiniões alternativas contrárias ao exposto, e muito embora as opiniões possam ser descartadas, elas certamente corroborarão para o aperfeiçoamento do projeto. Será abordado pelo advogado do diabo outros pontos de vistas que ao princípio, as pessoas possam estar com olhos vedados, pois o espírito que permeia a atmosfera é de concordância.
Reuniões importantes não devem ser criadas para aplaudir o CEO, pois essas reuniões embutem em seu escopo decisões robustas que se mal avaliadas conduzem empresas à falência.
Alguns estudiosos sobre o tema inovação chegam propor cenários que são verdadeiros absurdos a fim de instigar a imaginação dos presentes, então, por que não importar essas boas práticas? Ou, alguém acredita que o mundo em 2029 será o mesmo que vivemos hoje? (Continua na próxima semana).
(leia o mesmo artigo na mídia impressa)
