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Da porteira para fora (81) – Jornal Tribuna Liberal de 16/12/2018 – OBZ e OBH 6.

As pessoas envolvidas no orçamento da empresa de 2019.

Obviamente as características profissionais das pessoas envolvidas irão depender do segmento de mercado que a empresa atua. De qualquer maneira existem algumas características básicas que as pessoas envolvidas no orçamento devem ter:

Tutoriais

 

Unidades de Negócio.

É comum as empresas com um pouco mais de musculatura serem divididas em áreas de negócios, ou “business área”, ou centro de receita e despesa – Crd, ou unidade de negócios, ou “business unit”. Cada uma dessas áreas possuem um piloto, um responsável, é como se uma grande empresa fosse formada por dezenas de empresas menores. Essa divisão facilita muito a administração interna, embora, do ponto de vista do cliente cause diversos transtornos.

Exemplo, o cliente dificilmente consegue tratar com um único canal de comunicação e, ele pode ser muito bem atendido por uma determinada área e ser negligenciado por outra.

Esse piloto da área, ou o piloto que for nomeado para a construção do orçamento deve fazer alguns acompanhamentos com a equipe que está desenvolvendo o orçamento, seja ele, OBH ou OBZ. Por quê? Porque, sempre surgirão dúvidas sobre o lançamento dos valores, ou seja, o plano de contas quando idealizado normalmente não consegue prever todas as possibilidades e ajustes devem ser feitos não somente nas contas, mas na qualidade e no grau de importância de uma determinada despesa ou custo. Assim, essas reuniões para se sedimentar diretrizes são fundamentais.

Para o OBH normalmente não há muitas dúvidas, pois trata-se de um incremento, uma repetição daquilo que foi executado em 2018 com ajustes inflacionários.

No caso do OBZ, o tema é mais complexo, toda e qualquer conta deverá ser revista. Por tal, recomendamos que ele não seja aplicado todos os anos. No entanto, trata-se de uma oportunidade única para se discutir os processos e se acomodar eventuais desajustes que a empresa às vezes carrega por anos. Neste aspecto, não vale ideias geniais isoladas e sim, a colaboração e a cumplicidade sobre o trabalho que está sendo realizado.

 

Usuário e Executor.

Nessas revisões a opinião dos executores dos processos são fundamentais, no entanto, não predominantes. É preciso escutar o usuário, seja ele um cliente interno ou um cliente externo. Quando se trata de um cliente externo é comum ele ser negligenciado, justamente ele que é o nosso maior “patrão”, aquele que compra nossos serviços ou nossos produtos.

Para que o OBZ dê certo é importante executarmos algumas reuniões antes da entrega final do trabalho para dirimir dúvidas e fazer um “follow up” sobre o andamento dessa atividade.

Quais despesas e custos devemos discutir nas reuniões?

Sim, todas. Ocorre que como são muitos itens relacionados ao plano de contas, devemos iniciar pelos valores mais significativos, assim, se a reunião terminar sem termos revistos todas as contas, os valores menores e de pouca importância ficarão para uma abordagem com prioridade menor.

Nas reuniões de “Budget” das quais participei, não raro um dia inteiro foi dedicado ao tema, pois, são inúmeras as pautas. Portanto, deve-se estar preparado para reuniões longas e cansativas que podem extrapolar a jornada de um dia de trabalho.

Interatividade.

A velha sala professoral com púlpito não é recomendada para essas reuniões. Motivo: haverá na sala pessoas com diversos cargos, comandantes e comandados, o modelo tipo palestra não é aconselhável. Devemos estar acomodados de sorte que todos se sintam psicologicamente confortáveis e aptos a contribuir, sentados num mesmo nível.

Os equipamentos que serão usados nessas reuniões devem ter sido testados e retestados pela TI antes que as reuniões se iniciem, pois, a perda de tempo com conexões defeituosas, imagens que não aparecem, etc. irá minar a energia positiva do grupo já no início. (Continua na próxima semana).

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