As pessoas envolvidas no orçamento da empresa de 2019.
Obviamente as características profissionais das pessoas envolvidas irão depender do segmento de mercado que a empresa atua. De qualquer maneira existem algumas características básicas que as pessoas envolvidas no orçamento devem ter:
- Alguma noção sobre planejamento de curto, médio e longo prazo.
- Espírito de equipe.
- A busca e o engajamento pela excelência.
- Estar antenado sobre o mercado e para onde ele caminha.
- Noções de matemática básica, alguma familiaridade com a HP 12C.
- Noções sobre fluxo de caixa para análise de presente, passado e futuro.
- Ter claríssimo o propósito da empresa, a estratégia, aonde estamos e aonde queremos chegar em 2019.
- Ser criterioso, convencer pela argumentação e democraticamente.
- Ter gana para encarar desafios.
- Conhecer seu papel e, agregar valor.
- Ser cumpridor do cronograma.
- Ser organizado e ter os dados planilhados de maneira que outro profissional o entenda sem muitas explicações.
- Ser conhecedor dos canais de comunicação da empresa e como seus dados estarão ali apresentados.
Tutoriais
- Normalmente se fazem necessários para detalhar a missão de cada área. Assim, deve ser preparado com esmero. Esses tutoriais se referem a por exemplo, despesas, ou seja, o que pode, o que não pode ser reembolsado e, como e quando serão reembolsados. Quais relatórios devem ser apresentados, quais informações estarão disponíveis neste ou naquele formato padrão, disponíveis nesta ou naquela pasta física, ou na rede interna. Regras sobre viagens, etc… etc… Vale mencionar que muitos desses relatórios são verdadeiros infernos para serem preenchidos, então, não convém criar campos que nada agregam às análises futuras e, somente servirão para que o colaborador se debruce sobre esses preenchimentos por longos períodos incrementando despesas desnecessárias.
- Ter conhecimento e nenhuma dúvida sobre a cadeia de aprovações dos relatórios e investimentos, despesas e perdas. Ou seja, definir e conhecer as alçadas superiores para aprovação.
Unidades de Negócio.
É comum as empresas com um pouco mais de musculatura serem divididas em áreas de negócios, ou “business área”, ou centro de receita e despesa – Crd, ou unidade de negócios, ou “business unit”. Cada uma dessas áreas possuem um piloto, um responsável, é como se uma grande empresa fosse formada por dezenas de empresas menores. Essa divisão facilita muito a administração interna, embora, do ponto de vista do cliente cause diversos transtornos.
Exemplo, o cliente dificilmente consegue tratar com um único canal de comunicação e, ele pode ser muito bem atendido por uma determinada área e ser negligenciado por outra.
Esse piloto da área, ou o piloto que for nomeado para a construção do orçamento deve fazer alguns acompanhamentos com a equipe que está desenvolvendo o orçamento, seja ele, OBH ou OBZ. Por quê? Porque, sempre surgirão dúvidas sobre o lançamento dos valores, ou seja, o plano de contas quando idealizado normalmente não consegue prever todas as possibilidades e ajustes devem ser feitos não somente nas contas, mas na qualidade e no grau de importância de uma determinada despesa ou custo. Assim, essas reuniões para se sedimentar diretrizes são fundamentais.
Para o OBH normalmente não há muitas dúvidas, pois trata-se de um incremento, uma repetição daquilo que foi executado em 2018 com ajustes inflacionários.
No caso do OBZ, o tema é mais complexo, toda e qualquer conta deverá ser revista. Por tal, recomendamos que ele não seja aplicado todos os anos. No entanto, trata-se de uma oportunidade única para se discutir os processos e se acomodar eventuais desajustes que a empresa às vezes carrega por anos. Neste aspecto, não vale ideias geniais isoladas e sim, a colaboração e a cumplicidade sobre o trabalho que está sendo realizado.
Usuário e Executor.
Nessas revisões a opinião dos executores dos processos são fundamentais, no entanto, não predominantes. É preciso escutar o usuário, seja ele um cliente interno ou um cliente externo. Quando se trata de um cliente externo é comum ele ser negligenciado, justamente ele que é o nosso maior “patrão”, aquele que compra nossos serviços ou nossos produtos.
Para que o OBZ dê certo é importante executarmos algumas reuniões antes da entrega final do trabalho para dirimir dúvidas e fazer um “follow up” sobre o andamento dessa atividade.
Quais despesas e custos devemos discutir nas reuniões?
Sim, todas. Ocorre que como são muitos itens relacionados ao plano de contas, devemos iniciar pelos valores mais significativos, assim, se a reunião terminar sem termos revistos todas as contas, os valores menores e de pouca importância ficarão para uma abordagem com prioridade menor.
Nas reuniões de “Budget” das quais participei, não raro um dia inteiro foi dedicado ao tema, pois, são inúmeras as pautas. Portanto, deve-se estar preparado para reuniões longas e cansativas que podem extrapolar a jornada de um dia de trabalho.
Interatividade.
A velha sala professoral com púlpito não é recomendada para essas reuniões. Motivo: haverá na sala pessoas com diversos cargos, comandantes e comandados, o modelo tipo palestra não é aconselhável. Devemos estar acomodados de sorte que todos se sintam psicologicamente confortáveis e aptos a contribuir, sentados num mesmo nível.
Os equipamentos que serão usados nessas reuniões devem ter sido testados e retestados pela TI antes que as reuniões se iniciem, pois, a perda de tempo com conexões defeituosas, imagens que não aparecem, etc. irá minar a energia positiva do grupo já no início. (Continua na próxima semana).
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