Plano de Contas

O Plano de contas é o primeiro passo para a criação profissional do fluxo de caixa, ferramenta fundamental para administração da empresa.

1. Como devo montar meu Plano de Contas?

Cada empresa possui suas peculiaridades, ou seja, despesas e custos que são mais importantes para avaliação da situação da empresa. Exemplo, uma empresa de arquitetura, talvez, não precise ter  muita precisão dos gastos com combustível, ao passo que uma empresa prestadora de serviços de transportes, o combustível seja o item de maior relevância. Assim, respeitada determinadas regras, o plano de contas deve considerar essas variáveis.

2. O que é importante num Plano de Contas?

Colocarmos ali nossas variáveis; Receitas e Gastos, são fundamentais. Lembrando que

Gastos = Despesas + Custos + Perdas

Observe que uma boa dica será separar as receitas e gastos OPERACIONAIS, das receitas e gastos NÃO OPERACIONAIS, desta maneira será mais fácil ao examinarmos o fluxo de caixa identificar se o resultado positivo é proveniente da área operacional, ou não, de sorte que estes não fiquem mascarados.

Na planilha abaixo identificamos os itens NÃO OPERACIONAIS a partir do item 5.

3. Existe uma planilha no mercado que possa me indicar quais são as despesas e quais são os custos?

Não, e nem poderá existir, Por que? Porque o que é custo para uma empresa, é despesa para outra empresa de outro segmento.

4. O que é custo? Custo é diferente de Despesas?

Custo é tudo aquilo que entra na produção de um bem ou serviço. Exemplo, se você fabrica sapatos, couro provavelmente seja um custo, a energia elétrica utilizada pelos motores na linha de produção será um custo, os cartões de visita serão uma despesa. Agora, se você possui uma gráfica, o papel será um custo, pois, você dependerá dele para fabricar suas embalagens e cartões de visitas que serão vendidos, por exemplo, para o proprietário fabricante de sapatos.

As despesas não entram diretamente na fabricação do produto ou entrega do serviço. Por tal, se você tiver que diminuir gasto, primeiro se fixe nas despesas + perdas, e se não conseguir cortá-los, migre para os custos. Os custos estão no coração de sua empresa.

5. Como devo “planilhar” meus  Gastos?

Através de um Plano de Contas, existem muitas ferramentas no mercado para tal. Mas, também existem muitas empresas de software que desenvolvem Plano de Contas customizados para cada tipo de empresa, e por que isso ocorre? Cada empresa possui particularidades, exemplo, uma empresa exportadora provavelmente estará interessada no item frete, uma construtora já não terá tanto interesse neste item. Uma empresa exportadora estará interessada no item impostos incidentes na exportação, uma construtora local não terá interesse neste item e não irá desejar que este item apareça com destaque em seu Plano de Contas.

6. É possível termos um exemplo de um Plano de Contas?

Sim vamos lá, exemplo 1:

Exemplo 2: Fluxo de Caixa diário

Observe que

1. O código é o código numérico que foi definido no Plano de Contas.
2. É possível executar essas planilhas com um pedaço de papel e um lápis, no entanto, com tantos recursos disponíveis na atualidade (2017), seria uma perda de tempo não utilizá-los. São planilhas prontas em Excel, programas gratuitos para fluxo de caixa, programas customizados dentro de ERPs (com gráficos etc..). De qualquer maneira seja lá qual caminho decidamos tomar o conceito do fluxo de caixa permanece, ou seja, as empresas existiram durante mais de uma centena de anos executando o fluxo de caixa na unha, o conceito não mudou, somente os meios para executá-lo são mais rápidos e mais fáceis, desde que haja disciplina nos lançamentos.

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