Terminada as festas, tendo tomado posse o novo presidente, voltamos ao nosso Orçamento Base Zero e o Orçamento Base Histórico para em mais alguns poucos artigos liquidar com o tema. Afinal, nenhuma empresa com alguma musculatura inicia o ano sem um orçamento discutido e aprovado.
Sabemos que a InBev se vale a cada ano da ferramenta OBZ – Orçamento Base Zero para discutir e avaliar todos os seus custos, nós aqui aconselhamos a utilização do OBZ em períodos de 3 a 4 anos para que o trabalho de se refazer o orçamento não seja insano.
O OBZ permite que a empresa seja cautelosa quando se trata de mergulhar no tema inovações, no entanto, quando diante do OBH – Orçamento Base Histórico o tema inovações também possui uma trava que pode ser criada, qual seja: o CEO exigir que as iniciativas tenham terminativas. Em outras palavras, somente migrar para outras iniciativas depois de finalizados os projetos iniciados e devidamente avaliados.
Ferramentas.
Hoje em dia existem diversas ferramentas como o ERP que permitem a execução do orçamento, seja ele OBH ou OBZ. É verdade, em linhas gerais boas ferramentas são onerosas e nem toda empresa pode arcar com esse custo. Neste caso, o recomendável é o velho e bom Excel.
Vale mencionar que o custo dessas ferramentas tem diminuído ao longo dos últimos anos e, empresas de pequeno porte de software aqui da RMC oferecem soluções muito interessantes com excelentes benefícios gerenciais.
Aprovações.
Embora, a grande maioria do time tenha (deveria ter) participado da elaboração do orçamento de 2019 e, tenhamos nomeado “proprietários” de contas, ou grupo de contas e, líderes ou mediadores tenham sido convocados para mediar todo o processo, o trabalho executado deverá ser aprovado pela alta gerência. É comum dar-se ao mediador a possibilidade de apresentação do trabalho, já que ele participou de todo o processo e, negociou ponto a ponto, será mais fácil e produtivo para ele defender o orçamento. Ele terá os argumentos necessários para convencer a alta gerência, pois, cada ponto foi minuciosamente discutido.
Quando se vive um determinado processo, vamos enriquecendo nosso conhecimento e construindo argumentos que são difíceis de serem rebatidos por alguém que não participou dos detalhes e da confecção do trabalho. Trata-se de um jogo, onde cada um possui sua posição e, a aprovação do orçamento é um trabalho de equipe.
Alguns líderes responsáveis pela aprovação muitas vezes são displicentes com relação a atenção a ser dada a esse trabalho, um erro!
Follow Up.
Já escrevemos aqui o tripé, recursos + ideia + time, são os ingredientes para se começar um novo negócio. Nossa empresa está caminhando, executamos o orçamento de 2019.
A ideia inicial que gerou a empresa deve ser acompanhada de um plano de ação de cada área para que as vendas sejam concretizadas e, o time seja devidamente engajado na construção das previsões orçamentárias.
Alguns líderes ainda fazem segredos sobre o quanto sua empresa fatura, o quanto pretende lucrar, etc. argumentam que esses números são sigilosos. Pergunto-me se grandes empresas deveriam fazer o mesmo, vejam os balanços dos bancos explicitados em jornais, ou seja, essa teoria sobre sigilo é uma falácia.
Agora, executaremos o Plano de Ação, não nos mínimos detalhes, pois, os mercados são cada vez mais voláteis, mas com diretrizes que podem nos conduzir a cumprir nossas metas.
Ao implantar o Plano de Ação nem tudo será rosas, haverá áreas que necessitarão de investimentos, exemplo, a compra de uma nova máquina, a implantação de um novo CRD (centro de receita e despesa). E, teremos pessoas que após a finalização do orçamento deverão ter a missão árdua de dispensar colaboradores e diminuir custos. Aguardem o que espera milhares de colaboradores públicos após o orçamento do governo aprovado pelo presidente Temer, muitos serão sumariamente dispensados, por tal, a meritocracia que sempre foi pauta nas reuniões de empresas privadas deve nesse governo migrar para as estatais.
Diretorias
Iniciamos com o plano de contas, nós sugerimos que algumas contas deveriam ter um proprietário nomeado. É normal que as empresas sejam divididas em diretorias, portanto, excetuando-se a presidência cada diretoria deverá ser responsável pelo cumprimento do orçamento que lhe fora atribuído, são essas as quatros variáveis: receitas, custos, despesas e perdas. O presidente deve colocar especial atenção nos números mais “gordos”.
Não raro cada diretoria terá sob sua batuta todas essas quatros variáveis. Digamos, a diretoria financeira não se envolve com vendas, mas poderá ter um orçamento para atingir ganhos financeiros provenientes de aplicações. A diretoria industrial poderá alugar máquinas ociosas pertencentes a seus ativos. A diretoria de recursos humanos poderá vender treinamentos internos. E. assim sucessivamente sempre com o objetivo de tratarmos cada área como se fosse uma microempresa que deve sobreviver em 2019.
Mesmo quando nos referimos as instalações internas, suponha que a diretoria de recursos humanos possua um anfiteatro, esse anfiteatro poderá ser usado pelas demais diretorias mediante pagamentos internos “puramente contábeis”. Ou seja, não existe almoço gratuito.
As viagens que outrora eram feitas em classe executiva, por determinação de Instruções Internas, terão o serão custos imputados nas respectivas diretorias onerando os gastos de cada diretoria. Assim, um diretor poderá determinar que os viajantes tomem assentos em classe econômica, podendo enviar mais pessoas para uma determinada viagem, ou mesmo economizando para alocar esses recursos em outras atividades. (Continua na próxima semana).
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