Quando nos deparamos ou damos continuidade ao OBH – Orçamento Base Histórico deixamos de lado algo muito importante. O que? A razão do nosso existir! Perdemos o foco na essência da empresa, o por que ela existe, qual o trabalho que ela realiza para nossos clientes que os conduzem a comprar o nosso serviço ou produto. E o motivo é simples, estamos arrastando contas e, centros de custos de orçamentos de anos anteriores ano após ano, o que nos conduz a deformações e anomalias. Quando ao invés desse procedimento nos colocamos diante de uma folha em branco, e elegemos as prioridades dos clientes alinhadas com as estratégias da empresa há uma luz que clareia nossas decisões, pois, ela dará um norte, um objetivo muito claro e todos os custos e despesas que estiverem desalinhados do objetivo principal da organização será cortado.
Dentro dessa abordagem itens conectados à produtividade, à eficiência e à eficácia saltarão aos nossos olhos, pois são essas variáveis que dirão se iremos sobreviver, ter sucesso ou nos amarrarmos junto aos fracassados. Todo e qualquer custo, despesa ou perda, deverão ter sua contrapartida nos benefícios que nos trazem, se preferir crie uma coluna ao lado e escreva BENEFÍCIOS. Muito se fala sobre pensar fora da caixa, eis aqui uma oportunidade de ouro.
Exemplos:
- Imagine uma sala cirúrgica, dessas que nós como não médicos nunca somos convidados para entrar, suponha que cada movimento de um desses profissionais seja filmado, analisado e estudado na sua posição mais eficaz. Se ao final criarmos um procedimento para os integrantes das salas de cirurgias, com a melhor posição de cada instrumento e, a posição correta de cada profissional, quanto tempo de cirurgias teremos diminuído? Será que nosso cliente ficará mais satisfeito? Os pacientes ficariam menos tempo abertos, os riscos de contaminação seriam menores, etc. Veja que não mencionamos a capacidade técnica dos profissionais ali presentes, somente os procedimentos. O convite para a execução do OBZ – Orçamento Base Zero segue nesta linha da sala de cirurgia, ou seja, rever os procedimentos para atendimento as ansiedades do cliente.
- Vamos mencionar outro exemplo ao se executar um OBZ, suponha um “Call Center”, trata-se de grandes áreas, com inúmeras posições (baias), essas áreas próprias ou não possuem um custo próprio ou de locação elevado. Então, há necessidade de elas estarem localizadas em áreas centrais onde o custo do m2 normalmente é mais elevado? Provavelmente não, pois os clientes não visitam “Call Centers”. Ou, se as cidades possuem custos de IPTU diferenciados já que a autonomia é da prefeitura, numa análise OBZ podemos concluir que a mudança de cidade nos trará maiores benefícios e despesas menores. Hoje, é comum sermos atendidos por empresas em Porto Rico quando ligamos para um “Call Center”. Normalmente os profissionais não comparam os valores de IPTU entre cidades próximas, mas existem diferenças significativas.
Tanto o OBH como o OBZ devem e podem sofrer revisões periódicas. Essas revisões dependem de uma série de fatores, mas via de regra não passam de uma por ano. Os americanos denominaram “Budget” o orçamento anual e por aqui adotamos também essa nomenclatura “Budget”, e as previsões, ou correções do “Budget” eles utilizam a nomenclatura “forecast”, assim, é comum numa empresa com mais musculatura você escutar o fulano dizer: Estamos trabalhando no “forecast 2 – ou seja, trocando em miúdos: Foi feito um “Budget” para o ano fiscal, o Budget se mostrou não coerente com os números projetados, fez-se uma previsão o “forecast 1”, que também não está satisfatória e, agora estão trabalhando no “forecast 2”.
A execução do OBH ou OBZ devem ter suas datas muito bem acordadas com a equipe antes do início do ano fiscal, pois, trata-se de um trabalho árduo. Vale dizer que nem todas as empresas possuem o ano fiscal iniciando em janeiro, principalmente empresas alemãs.
CRD´s
O OBH e o OBZ via de regra seguem o plano de contas da empresa, que dependendo do porte estarão divididos em Centro de Receitas e Despesas, ou CRDs, talvez, esse não seja a melhor das nomenclaturas, mas é daquelas que “colou”. Outra sugestão seria CRG, Centro de Receitas e Gastos, pois, Gastos incluem custos, despesas e perdas, mas essa foi inventada por mim quando escrevo essas linhas.
Os custos são aqueles valores que estão envolvidos diretamente na produção, e variam de empresa para empresa, o que é custo numa empresa pode ser despesa em outra. Exemplo, o cartão de visitas de um dentista é uma despesa, enquanto o mesmo papel numa gráfica é utilizado na produção de seu produto final e, por conseguinte uma receita.
Classificar o plano de contas em CRDs, e cada CRD explodir em custos, despesas e perdas já nos dará uma visão gerencial muito boa daquilo que podemos e aquilo que dificilmente podemos alterar como gestores. (Continua na próxima semana).
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