Na matéria de domingo passado comentamos alguns erros comportamentais que ocorrem numa reunião de brainstorming e como contorná-los para tornar a reunião eficaz. Vamos aprofundar esse tema!
Numa reunião para resolver um determinado problema não deve possuir um líder, todos são líderes. Sim, uns irão realizar tarefas, outros irão realizar o social. Quem? Aqueles que darão um passinho à frente para essas funções. E, todos, absolutamente todos farão algo para que o objetivo seja atingido. Caso contrário não se trata de um time.
Ou seja, tá lá o lateral esquerdo em campo, o jogo tem início, aí ele pensa:-Nesses 20 minutos iniciais eu não vou participar da partida, vou aguardar o desenrolar do jogo, aí, dependendo da situação decidirei o que farei. Que tal? Esse comportamento não é possível, se entramos em campo é para jogar. Ok, se estiver com algum problema, peça para sair. Muitas vezes o problema é o nosso desacordo com o rumo que a empresa definiu, então, pegue o seu chapéu e peça licença. Não há nada de errado nessa atitude.
O jogador manifesta a posição que deseja jogar, discute com o técnico e analisa a melhor maneira para aproveitar o seu potencial. Um goleiro não poderá entrar em campo e decidir que irá jogar na lateral esquerda. Então, ele treina para ser goleiro e quando entrar em campo usará as ferramentas que se especializou para ajudar o time a atingir seus objetivos. E, obviamente, presume-se que ele possui determinadas características que o credenciam para essa função. Por exemplo, não iremos ver um time de futebol profissional com um goleiro de 1metro e 10centímetros de altura!
Reuniões são muito importantes. Por quê? Se compararmos as decisões individuais com a de um time constataremos que:
| Individual | time | Ruídos |
| As decisões são mais rápidas. | As decisões são mais lentas, no entanto, o time aglutina e se cerca de mais conhecimento e informação. | O domínio de uma reunião por uma pessoa, normalmente, conduz a resultados tendenciosos. E, vieses viciadas. |
| Aqui a responsabilidade é clara. O fulano decide e a responsabilidade é dele. | A responsabilidade é compartilhada ou mesmo difusa, pois, há uma maior diversidade de opiniões. E, quando o resultado ruim aparece não é fácil encontrar pessoas que assumam erros. | O time pressiona a solução para que ela desemboque numa conformidade social. Exemplo, uma pessoa hierarquicamente de escalão mais alto participa da reunião e dá sua opinião. Há uma tendência que o restante do grupo se ajuste para acomodar essa solução, ou seja, o time foi influenciado por uma única ideia. O que é muito ruim. |
| Decisões individuais de líderes seguem um critério de valores. Observamos que não estamos julgando se o líder é ético ou não ético. No entanto, ele segue um padrão e isso pode ser mapeado. | Aqui a qualidade das decisões são altas ou possui uma probabilidade muito maior em comparação com a decisão individual. Além disso a decisão tomada em grupo é mais aceita pelas pessoas que participaram do processo decisório. Há uma tendência para que o time fique mais motivado. | O time, normalmente, é mais lento na tomada de decisões. Assim, esse ponto deve ser avaliado, ou seja, essa demora irá ou não atrapalhar o andamento do projeto? |
A reunião de ‘brainstorming’ propõe conseguir um determinado consenso sobre um determinado problema, assim, quanto mais pessoas participam dessa reunião mais difícil será atingir um consenso. Especialistas limitam esses time no máximo a 8 pessoas, trata-se de um número balizador. Isso não significa que não se pode ter 9 pessoas participando da reunião, mas sabemos na largada que o consenso será mais difícil.
Há uma outra técnica surgida na década de 60 para gerar consenso, tomada de decisão e elevação do projeto para o próximo obstáculo. É conhecida como TGN – Técnica de Grupo Nominal. Aqui, o participante do time expressa sua opinião sem o conhecimento dos demais. Para tal, o participante escreve sua solução antes de expô-la e a reunião ter início. Esse modelo de reunião contorna a atitude dos ‘papagaios’ que não param de falar em reuniões, ou pessoas novatas que não querem se arriscar, ou das pessoas muito tímidas etc.
Há literatura sobre o tema, mas basicamente as fases dessa reunião são: 1. Geração silenciosa de ideias (sugerimos que se escreva a solução pessoal num papel e a entregue ao coordenador da reunião antes que ela tenha início). 2. Compartilhamento de ideias. 3. Grupo de discussão sobre as ideias propostas. 4. Votação e definição de prioridades. 5. Aparamento das arestas sobre a votação. Aqui, muitos votam sem ter entendido o tema, ou mesmo seu voto foi direcionado para algo que os demais não se importaram, ou não se atentaram. Assim, após a votação caminhamos para a 2a votação. 7. Temos a 2ª votação para ratificar o resultado e garantir que todos entenderam o que será feito.
Vale dizer que as pessoas devem estar em sintonia e com gana para obter resultados. Essa semana li um artigo da HBR – onde eles se perguntavam: Como você pode injetar algum otimismo no seu dia? E, o que o profissional deve responder de modo específico em 2 minutos, todas as manhãs:
| Today, I will focus on _____. | Hoje, vou focar em _____. |
| Today, I am grateful for _____. | Hoje, sou grato por _____. |
| Today, I will let go of _____. | Hoje, vou deixar de _____.
|
Ahh e não devemos ficar agradecendo a felicidade de termos uma mãe todos os dias, estamos aqui abordando o campo profissional! Sugestões: agradeça a um livro que está lendo e ele está abrindo seus horizontes, agradeça a um novo idioma que está estudando e ele está abrindo seus horizontes, agradeça a uma nova ferramenta que está aprendendo e ela está abrindo seus horizontes, agradeça a um mentor e ele está abrindo seus horizontes, agradeça a um novo desafio no seu trabalho e ele está abrindo seus horizontes etc.
Comente