Estamos nesta série examinando o OBZ – Orçamento Base Zero e o OBH – Orçamento Base Histórico. Ambos deverão estar alinhados com o propósito da empresa o que facilitará muito as ações gerenciais que podem ser executadas ou não durante 2019.
Vale mencionar que o mundo está mais rápido e as ferramentas que propusemos até agora podem não serem válidas para determinados tipos de negócios que precisam de respostas urgentes e muitas vezes de mudança de direcionamento uma vez que aquela oportunidade de mercado já não faz sentido. Dentro deste contexto muitos empresários se valem da metodologia OKR para documentar suas estratégias.
Quando temos o propósito da empresa assim como a estratégia da empresa bem definidas, ao executarmos o OBZ, devemos ter certeza que o incremento de investimentos irão para os itens que estão alinhados com a estratégia da empresa. Ou seja, num exemplo, se desejamos ser os melhores e maiores do setor de “mobile”, nossos investimentos mais significativos não podem ir para imóveis. Algo estará errado! Esses porcentuais que calcularemos ao final do OBZ nos dirão se executamos algo alinhado ou incoerente com as prioridades do propósito.
Sugerimos que antes de iniciar o OBZ seja listado os itens do plano de contas que deverão ser prioridade para a empresa e podemos classificar as prioridades variando de 1, 2 ou 3, neste caso ao locar custos, despesas e, perdas, já teremos um indicativo se aquele item é ou não prioridade dentro de nossa estratégia, evitando assim discussões futuras pouco frutíferas. Essa metodologia deixa claro aquilo que contribui para o crescimento da empresa e aquilo que não contribui para o crescimento e cumprimento das metas. Tudo aquilo que estiver fora da classificação 1, 2 e 3, ou mesmo as prioridades 2 e 3 poderão ser alvos de cortes.
Nas empresas de grande porte temos as despesas que denominamos “over heads”, essas despesas não estão vinculadas diretamente ao produto, mas elas existem, e sempre existirão. O que ocorre é que elas, com o OBZ bem executado, podem ser questionadas. Num exemplo, o presidente da empresa troca de veículo todo ano, quem paga? São as áreas produtivas. Aonde está alocada essa despesa? Em “over heads”. Assim, podemos questionar se é realmente necessário que o presidente tenha um novo veículo todo ano, talvez, seja por motivo de status, etc. mas é possível questionar, se o novo veículo não está alinhado com os objetivos da empresa, ele terá que se contentar com um veículo mais antigo. Suponha que o presidente, seja o presidente da Honda, ele deverá ou não ter um veículo do ano? A resposta será sim. Mas, podemos perguntar, em viagens aéreas ele deverá viajar de 1ª classe ou classe executiva, e aqui, talvez, possamos diminuir despesas.
Receitinha para executar o OBZ:
- Defina o propósito da empresa, por favor, defina o propósito da empresa, e por favor defina o propósito da empresa, não pule esse item. Não descreva o que a empresa faz, ou como ela faz, defina o porque ela faz.
- Defina as metas. Todo o time deve conhecê-las. Elas devem ser simples.
- Estruture sua planilha SWOT/PESTEL e, defina como sua empresa irá transformar forças em oportunidades, driblar as fraquezas e ameaças.
- Implante o 5s. Asfalte a empresa para o “lean”, se o novo governo Bolsonaro abrir as portas do país como é que sua empresa irá encarar os novos “players”, não pensou nisso? É melhor pensar, os novos dirigentes se posicionam pró-mercado, ou seja, vai lá vende e faça a sua parte.
- Estude o Plano de Contas e classifique as contas em prioridades 1,2 ou 3 dependendo da estratégia da empresa.
- *Padronize o orçamento entre as diversas áreas da empresa. O plano de contas deve ser único, e o conceito dos grandes tópicos deverá ser: Receitas / Custos / Despesas / Perdas. Caso o Plano de Contas suscite dúvidas cada conta que possa gerar ruído ou mal entendimento deve ser acompanhada de uma ameba explicativa, o objetivo é que as alocações de valores não sejam lançadas erroneamente.
- Para cada item que não esteja claro, exemplo, se houver dúvidas se os valores daquela conta serão incrementados ou não se utilize da planilha 5W+2H (é fácil obtê-la na internet).
- Empresas que crescem muito devem ter seu orçamento revisado com curtas periodicidades, outras mais tradicionais, o orçamento deve ser anual e revisto caso haja tsunamis no trajeto.
- Os índices para a criação de metas devem ser poucos e claros, não devem gerar dúvidas para sua obtenção.
- Trate as inovações em blocos de contas dedicadas.
No item 6 * podemos aprofundar um pouco o tema. Observem, suponha um item classificado no Plano de Contas como custo, ou seja, pessoas conectadas à produção. Nesta conta contábil podemos incluir: salários, indenizações, aviso prévio, os encargos com a previdência, as férias, os encargos relacionados ao FGTS, jornadas extras trabalhadas, etc. Se classificarmos esses itens com a prioridade 1, haverão outros itens no OBZ para o mesmo colaborador que podemos classificar com a prioridade 2, vejamos, esse colaborador poderá ser alvo de outros custos, ou despesas, e será aqui neste item que o OBZ poderá nos auxiliar na revisão de nosso orçamento, principalmente durante crises mercadológicas. Alguns desses itens serão ilegais se forem cortados, outros podem ser ajustados, conversados, combinados, num exemplo, o vale transporte. O vale transporte para pessoas que trabalham em obras! Podemos deslocá-las para próximo das obras? Ou mesmo alojando-as dentro da obra? Pode ser que não, mas cada item deve ser examinado. Outros itens para o mesmo colaborador; cesta de natal, seguro de vida, farmácia, assistência médica e odontológica, ambulatório interno, revisões médicas periódicas, vale refeições, cesta básica, vale combustível, assistência social, etc. podem e devem fazer parte de conta dedicada no OBZ.
Até aqui se conclui que o OBZ é um trabalho monstruoso e não deve ser feito anualmente e sim em períodos mais espaçados e, acordados com os diretores. Todavia, é fortemente recomendado que oportunamente se faça. (Continua na próxima semana).
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