Para mudar é preciso saber onde estamos. Certo? Certo. Simples ou complexo? Essa resposta pode ser complexa. Onde estamos? Vejamos;
Suponhamos que estejamos diante de 03 CEO´s que conduzem por anos os seguintes negócios:
– (a) CEO de uma usina de açúcar,
– (b) CEO de uma fábrica de camisetas,
– (c) CEO de uma loteadora para lotes residenciais.
Estamos diante de 03 CEO´s que não apresentaram resultados satisfatórios em 2020 e 2021 e foram duramente afetados pelas condições sanitárias impostas pelas autoridades.
Estamos ali, sentados numa mesa redonda, conversando, e colocamos a pergunta: Qual foi sua produção em 2021? Rapidamente colhemos as respostas:
– o CEO (a) responde: 3820 toneladas de açúcar,
– o CEO (b) 5000 camisetas e,
– o CEO (c) lançamos 02 loteamentos num total de 420 lotes.
Conhecemos o conceito de Efetividade, ou seja, a nossa capacidade de mantermos a produção constante ou crescente, assim, perguntamos para os 03 experientes CEO´s: E, quanto vocês foram efetivos? E, recebemos as respostas;
– em 2020, o CEO (a) responde: produzimos 2000 toneladas de açúcar, fomos severamente prejudicados pela COVID-19,
– o CEO (b) endossa a resposta do (a) e responde 2413 camisetas e,
– o CEO (c) lançamos apenas 01 loteamento com um total de 250 lotes.
Esses 03 CEO´s conhecem o seus respectivos negócios, então, colocamos a terceira pergunta: O quanto Eficaz é sua organização? Os 03 respondem:
-Nós somos eficazes, nós atingimos os objetivos traçados para 2020 e 2021, é verdade que revimos os objetivos devido a pandemia, mas eles foram atingidos.
Sabemos que a Eficácia é definida por Eficácia = Saídas / Objetivos, é um conceito conectado aos resultados, ou seja, aos objetivos traçados. No entanto, observamos que apesar desses 03 CEO´s terem dirigido organizações eficazes os resultados financeiros foram ruins.
Por quê?
Os comerciais não seguiram determinados parâmetros e valia tudo para vender durante a pandemia, o Marketing atirou em campos nunca pisados pela empresa. Nos 03 casos a produção se perdeu e tentou atender pedidos fora de seus limites, as empresas apresentaram um desastre financeiro em termos de resultados. Venderam o que não produziram e produziram o que não venderam.
Aprendemos, se o Comercial não seguir determinados parâmetros (limites) para as vendas e se o Marketing não seguir determinadas ações pré-programadas não há como impor ou exigir Eficácia da Produção. A Produção depende da assertividade dos inputs recebidos de outras áreas.
Sim, poderá ocorrer que em um determinado período a Produção atinja o nível de Eficácia desejado desprezando as ações do Comercial e desprezando as ações do Marketing, mas esse fato isolado não é confiável e deve ser descartado, sorte de principiante. Em outras palavras Eficácia sem Eficiência não é confiável. Vamos repetir: Eficácia sem Eficiência não é confiável, é desprezível.
Então, colocamos a pergunta para os nossos 03 CEO´s: E, a Produtividade qual foi o resultado? Aqui escutamos:
-“Veja bem, …”
Vamos lembrar que produção é o quanto produzimos, isso é muito diferente de produtividade! A produtividade é definida por; Produtividade = Resultado / Esforço. E, está relacionada em atingir o objetivo com o menor esforço possível naquele momento, ou naquele período. Não basta atingir metas. A produtividade é um conceito conectado à otimização de recursos.
O melhor resultado obtido utilizando os menores recursos possíveis. Se não sabemos calcular esse índice para o nosso negócio podemos buscar literatura e nos compararmos com os nossos pares.
Sabemos que a Eficácia desejada = Saídas / Objetivos e, se atingida com a Eficiência requerida não necessariamente nos confirma que fomos bem em termos de Produtividade.
Vamos exercitar;
Um vendedor que faça uma ligação telefônica e realize uma venda, se compararmos com outro vendedor que faça 10 ligações telefônicas e realize igualmente uma venda, podemos afirmar:
a.) ambos os vendedores foram eficazes, pois, ambos fecharam a venda, ambos atingiram o objetivo, Eficácia = Saídas / Objetivos,
b.) supondo que ambos os vendedores seguiram e praticaram o padrão de atendimento de excelência acordado para os clientes, ambos foram treinados e respeitaram os procedimentos, ou seja, ambos foram eficientes, Eficiência = Saídas / Entradas,
c.) O primeiro vendedor realizou a venda com menos recursos – um único telefonema contra 10 ligações do segundo vendedor, então, o primeiro vendedor foi o mais produtivo, Produtividade = Resultado / Esforço.
Suponha um vendedor desconhecido que aborde um de nossos CEO´s, ele nem mesmo pertence ao quadro da empresa, mas propõe: Posso vender “x” unidades de seu produto esse mês, você aceita? O CEO, pensa e aceita a proposta, e esse vendedor cumpre a palavra, atinge o objetivo.
Ele foi eficaz? Sim, atingiu o objetivo. Ele foi Eficiente? Não, ele atingiu o objetivo sem respeitar qualquer critério padronizado da empresa, o que poderá ser perigoso. Ele foi produtivo? Não sabemos, não temos dados para comparar. A produtividade somente pode ser considerada quando comparamos com outros parâmetros nas mesmas condições.
Para uma linha de produção ser Eficiente ela necessita seguir, obrigatoriamente, certos procedimentos pré-estabelecidos e acordados. Portanto, podemos definir um KPI (Key Performance Index) para a linha de produção para que ela seja Eficiente, ou podemos definir o comportamento esperado de vendedores para que eles sejam Eficientes, ou podemos automatizar um software para que ele seja Eficiente etc.
Para o indicador Produtividade há algumas variáveis importantes que compõem os parâmetros de entrada e saída. Num exemplo de Input (entrada) = Recursos (mão de obra, materiais, utilidades, instalações fabris, terrenos, máquinas, informações, perfil de clientes atendidos, qualidade objetivada etc.). Num exemplo de Output (saída) = Produtos produzidos pela fábrica.
Vale mencionar que a produtividade máxima não existe, sempre é possível melhorar, existe o conceito de maior produtividade alcançada naquele momento com as condições que dispúnhamos para produzir. Se mudarmos as condições, sempre é possível melhorar um processo, melhorar o desempenho da mão de obra etc. Observamos que essa afirmação é muito forte, pois, podemos solicitar a presença de um gestor de produção e perguntar: Qual o motivo de você não melhorar a produtividade? Ele dirá,…tá, tá, tá .E, aí perguntamos: Se esses motivos ou razões forem contornados em quanto é possível melhorar a produtividade da nossa fábrica? Vamos lembrar que o objetivo da empresa é dar lucro sustentável.
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