Nosso orçamento para o ano de 2019 e nossas previsões estão prestes a serem aprovadas, já que respeitamos nos artigos anteriores todos os passos para que este trabalho fosse conduzido profissionalmente.
O síndico.
Na confecção de um bom orçamento a figura do líder deve estar em segundo plano, pois, o líder não conhece detalhes operacionais e não raro poderá cortar custos ou despesas que venham sacrificar o processo, prejudicando a estratégia, perdendo qualidade e clientes.
Lembremos Abraham Lincoln; “A maior habilidade de um líder é desenvolver habilidades extraordinárias em pessoas comuns”.
Ou seja, essas reuniões de orçamento precisam muito mais de um mediador do que de um líder, ou chefe, propriamente dito. Como diria Jorge Bem Jor na música W/Brasil:
“Eu vou chamar o síndico
Tim Maia! Tim Maia!”
Fornecedores
Essas reuniões são ótimas para avaliação de fornecedores, se eles continuarão fornecendo ou se sofrerão a concorrência direta para demonstrar que realmente estão remando alinhados com os objetivos da empresa.
Quem decide?
O grupo decide, e o jeitinho para determinadas contas antes aprovadas na canetada terminarão caso não estejam alinhadas com o objetivo e a estratégia da empresa.
“Home Work”
Sim, terminada a reunião, teremos diversos donos do orçamento, pois, todos participaram, opinaram e aprovaram. Agora, cada um sairá da reunião com sua lição de casa, a qual deverá estar bem especificada com prazos determinados a serem perseguidos. Cada conta do plano de contas, ou grupo de contas do plano de contas, deverão ter um “proprietário”, guardião do acordado.
Além de guardião, esse “proprietário” deverá apresentar soluções para que as metas sejam atingidas e não fujam do orçamento. Observe que há muito trabalho a ser executado.
Suponha um grupo de fornecedores de um determinado serviço ou produto que devem ser visitados, avaliados, consultados sobre diminuição de custos, etc. Trata-se de algo hercúleo que deverá e tem de ser feito para que a empresa mantenha sua competitividade. Além disso o fato de ser nomeado o proprietário para determinadas contas fará com que o trabalho seja mais fácil de ser executado por um único dono e será mais fácil de ser cobrado. Não raro, cadáveres irão aparecer mesmo numa tarefa simples interna como a organização dos documentos e verificação de contratos com prestadores de serviços.
Existem algumas contas que ao serem atribuídas a um determinado “proprietário” serão mais eficazmente administradas e, muitas vezes sem ingerência no trabalho do chefe da área. Exemplo; temos a área serviços gerais que engloba diversas atividades, um “proprietário” para administrar profissionalmente as contas telefônicas dessa área pouco irá interferir no comando da área de serviços gerais e muito poderá corroborar para uma administração mais eficaz.
Hoje em dia a conta de telefone além de ser um importante item, normalmente seus valores são representativos, são um emaranhado de informações e, as Cias de telefonia mudam as rotinas e cobrança a cada instante, ou seja, é preciso fazer um MBA somente para entender o que é cobrado, como é cobrado, como podem ser gastos valores de maneira mais eficaz e, se a qualidade de serviço oferecido atende as expectativas. (Continua na próxima semana).
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