“Work Flow” para aprovações.
Terminamos o orçamento para 2019, agora, ao partirmos para as compras propriamente ditas, essas compras devem ser aprovadas. Denominamos de fluxo de aprovação ou “Work Flow” das aprovações -fluxo de trabalho das aprovações.
Esse fluxo normalmente funciona muito bem no papel, e pode funcionar na prática se tomarmos alguns cuidados.
Primeiro, sabemos que para a informática a fantasia é o limite, assim, técnicos que desenham o “Work Flow” normalmente erram ao solicitar mais informações do que seria necessário para as devidas aprovações. Um outro ponto que deve ser considerado são as mudanças de layouts na companhia, as mudanças de perfil de departamentos, eventuais fechamentos de linhas fabris, mudanças de organograma, etc. Por quê? Porque os técnicos que projetam o “Work Flow” tratam com situações estáticas e as empresas são dinâmicas, portanto, se o “Work Flow” concebido for rígido trará problemas rapidamente e travará processos.
Imagine a seguinte situação, a aprovação de uma determinada compra deverá ser feita sempre pelo sr. Joaquim, ele com sua senha secreta entrará no sistema e liberará a compra. Aí um belo dia o sr. Joaquim entra em férias por trinta dias, como ficam as aprovações? Paradas? Qual o plano B?
“Budget” e “Forecast”.
O “Budget” é o orçamento que se possível deve ficar imutável durante o período de 12 meses, ocorre que nem sempre isso é factível. Assim, temos as famosas previsões, que podem ser desdobradas em previsão 1, previsão 2, previsão 3, …. ou em algumas empresas americanizadas, “forecast” 1, “forecast” 2, “forecast” 3, …. Após o término do orçamento, podem ocorrer imprevistos, exemplo, o Brasil entra em recessão, as vendas já não são mais possíveis, então, novas previsões devem ser feitas para se acomodar o novo cenário. Podemos denominar de correção de rota.
Tecnologia.
A tecnologia cada vez mais presente nas empresas proporciona certa facilidade para se rever o orçamento, de qualquer maneira é sempre um trabalho duro e no passado era insano. Como conseguir números realistas num país onde se duvida do passado? Os mercados precisam de números para as empresas poderem se posicionar e, se não temos esses órgãos de governo que possam fazer o trabalho de balizamento, a tarefa é árdua. Exemplo, sabemos a quantidade de carros novos comercializados no Brasil, mas suponha que nossa empresa venda um determinado serviço para carros usados transacionados, ou seja, a busca desses números dá início a uma trajetória de grandes incertezas. Suponha um governo liberal que entenda que o mercado deve ser ajustar conforme as demandas, onde devemos buscar dados e estatísticas para desenvolver nossos orçamentos?
A tecnologia também tem ajudado em muito as multinacionais, pois, elas executam vendas em diversas moedas. Imagine controlar vendas na Alemanha em Euro, no Brasil em reais e nos EUA em dólares, somar esses números e se posicionar corretamente. Painéis de controles são gerados e construídos para que se tenha esses dados “online”, pois, dependendo da informação, medidas de correção devem ser tomadas com rapidez.
Recentemente o dr. Zero Cost visitou uma empresa em Itapevi, onde em alguns corredores haviam TVs com gráficos conectados às redes de distribuidores e as vendas eram computadas em tempo real para que todo QG – Quartel General da organização pudesse acompanhar minuto a minuto os números e tomar providências de correções antes do final de cada dia.
As informações em tempo real devem influenciar outras decisões, exemplo, suponha que essas informações nos conduzam a um caixa negativo naquele momento, então, podemos atrasar a colocação de um determinado pedido de compras para não agravar a situação financeira do fluxo de caixa. Esses movimentos assertivos podem estar atrelados ao bônus de um determinado grupo de pessoas envolvidas num determinado processo, assim, conseguimos engajamento e resultados mais interessantes para a companhia.
Estamos iniciando 2019, novos tempos, sobreviver sem tecnologia é cada vez mais difícil, para não dizer impossível. Muitas micros e pequenas empresas no Brasil sobrevivem sem tecnologia, e assim deve permanecer, sem se arriscar num eventual crescimento. Quando partimos para o crescimento a quantidade de dados que devemos manusear cresce exponencialmente e, aquele pequeno negócio controlado com eficiência aos olhos do dono foge do controle e a falência como meta será o caminho a ser percorrido, “sorry”.
Muitos desses pequenos negócios geram lucro justamente pela falta de controles sofisticados e, por serem observados de perto por seus gestores. Assim, é importante avaliar se é desejável crescer ou não, o crescimento implicará girar a empresa num outro patamar e na maioria das vezes nada lucrativo.
Imagine a abertura de uma nova filial, em outro município, ou mesmo em outro estado, sem um controle tecnológico, a gestão se torna dificultosa.
É óbvio que implantar um ERP traz qualidade aos dados da empresa, embora, valha mencionar que:
- Não se trata de um processo insignificante e, a manutenção é eterna.
- As empresas não entregam tudo que prometem em termos de controles, gestão, … e o motivo são dois, primeiro os cenários são mutantes a todo instante, e segundo faltam profissionais capacitados mesmo ao time das empresas de tecnologia.
Implantar um ERP, com todos os seus módulos é algo árduo e, o prazo dilatado, meses, anos, …, mas não há como fugir desse imbróglio já que o controle manual é pouco profissional e acaba se perdendo dentro das gavetas das pessoas.
Os relatórios que esses softwares geram é a parte mais simples do processo, pois, desde que os dados tenham sido corretamente digitados, construir cenários, comparar dados, etc… é muito tranquilo. Esses relatórios, ou cenários, podem ser guardados, como prova de nossa ginástica para entender a melhor forma para gerir a Cia. Às vezes, podemos estar com todos os dados computados, mas queremos saber o que poderá acontecer se o dólar versus real disparar, assim, simulamos novos cenários e, as suas respectivas consequências.
O orçado versus o real, também ganha facilidade e rapidez se um ERP está sendo utilizado. Esses cálculos feitos sem recursos tecnológicos são insanos e demandam um tempo absurdo.
Outro ponto que mencionamos nessa série foi o 5W2H, ou seja, amarrar as justificativas para determinados gastos sem ser através de um software irá fazer-nos visitar diversas planilhas, desperdiçando um tempo precioso.
A boa notícia é que podemos contar com PMEs, principalmente na RMC – Região Metropolitana de Campinas que se dedicam a construção de ERPs a custos convidativos. (Continua na próxima semana).
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